医師向けDMリストをどう作る？はじめてでも失敗しない“公開データ活用”の基本

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医師向けDMリスト作成の最初の壁を越えるために

展示会やセミナーの案内、製品紹介、アンケート配信など、
医師を対象としたDM施策を担当する場面は、製薬会社や医療機器メーカーでは珍しくありません。

しかし、実際に「医師向けにDMを送りたい」となったとき、
最初に直面するのが「リストをどう作るか」という課題です。

営業担当から「対象施設を抽出してほしい」と依頼されても、
社内に最新の医療機関リストが存在しない、
または既存のデータが古く使えない──そんなケースは少なくありません。

外部データベースを購入する選択肢もありますが、内容の正確性や整備コストを考えると、自社で整備したいと考える企業も増えています。

👉 本稿では、初めて医師向けDMリスト作成を担当する方に向けて、公開データを活用して“使えるリスト”を整備するための基本的な手順と考え方を解説します。
業務効率とデータ精度の両立を目指すための出発点としてご活用ください。

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医療機関の情報は公開データが多く、誰でも入手可能です。
しかし、それを“DMの宛先リスト”として活用できる形に整えるには、
一定の整備と検証が必要です。

厚生局や自治体が公開している医療機関リストは、
行政上の届け出を目的としたデータであり、営業利用を想定していません。
住所表記が統一されていない、郵便番号が欠落している、
同一施設が複数名義で登録されているといったケースが多く見られます。

このような“データのばらつき”を整え、
重複・欠損を補いながら、実際に宛名印刷・発送に耐えうる形へと整備していくことが、
リスト作成の中心的な作業です。

つまり、リスト作成とは単なる情報収集ではなく、
目的に応じて公開データを設計・整形する作業だと捉えることが重要です。

リスト作成の第一歩として、どのように病院データベースを入手すればよいかを知っておくと、
後の整備作業が格段にスムーズになります。

詳しくはこちら → 知る人ぞ知る、病院リスト・病院データベースの入手方法

最初のステップは、利用可能な公開データを把握することです。
代表的なデータソースは以下の通りです。

これらは行政が公式に提供している信頼性の高い情報です。
ただし、フォーマットや項目名が各局ごとに異なり、
都道府県単位で合計47ファイルを統一形式にまとめる必要があります。

この時点で心がけたいのは、
「元データをそのまま使わず、共通フォーマットを設計する」こと。
列名や並び順をそろえ、のちに追加・突合しやすい構造に整えておくことで、
後工程の工数を大幅に削減できます。

収集した公開データは、そのままではDM業務に使えません。
Excel上での整形作業を通じて、“使えるデータ構造”へ変換します。

整備の基本ステップは次の通りです。

住所の正規化
　都道府県・市区町村・町域に分割し、表記のゆれをなくします。
郵便番号の補完
　公開ファイルや郵便番号データベース（日本郵便CSV）と照合し、欠損を補います。
施設種別の分類
　“病院”と“診療所”を明確に区分し、医療機関種別を整理します。
管理者名（院長・理事長など）の整備
　宛名印刷を想定し、氏名が存在する場合は別列に保持します。
重複・休止データの除外
　同一住所・同一電話番号の重複を確認したうえで、
　「診療所現存」「診療所休止」「病院現存」「病院休止」など、
　厚生局の公開データに含まれる運営状態の区分情報を参照します。
　“休止”とされている施設は実際に診療を行っていないため、
　DMの宛先リストからは除外するのが基本です。
　こうした運営状態の整理を行うことで、
　無駄な送付や返送リスクを大幅に減らすことができます。

こうして整形したリストは、初回の送付だけでなく、
今後の更新や突合作業のベースとして再利用できる“基礎データ”になります。
後工程を安定させるためにも、ここでの作業を丁寧に進めることが重要です。

リストの信頼性を向上させるには、”複数データの突合（マッチング）”が効果的です。
例：公開学会名簿／医療機関HP／他の行政データ（介護・指定医療機関リスト等）

突合では一致条件（例：施設名＋郵便番号）を定義し、優先度を付けて段階的に照合します。
なお、学会・団体名簿の扱いは一般公開範囲のみに限定し、個人情報や会員限定情報の二次利用は行わないことが前提です。

リスト整備が完了したら、DMの目的に応じた抽出条件を設計します。
すべてに一斉送付するのではなく、反応が見込める対象を絞ることで成果が変わります。

目的別の設計例：

抽出設計の根拠づけに有効な“施設基準”の考え方は、こちらが詳しいです。
詳しくはこちら → 医療機関の施設基準とは？ターゲット抽出におすすめな理由