テレアポで病院勤務医とアポイントを取るには

私たちは医療業界に特化したテレアポ代行サービスを提供している会社です。
医療業界というニッチな業界の中で、意味のあるアポイントの創出を目指し、テレアポを実践し続けてきました。

近年では、MRに対する立待ち(病院の廊下で医師を待つ訪問営業行為)が禁止されたり、出入り業者であってもアポイントがなければ訪問できないなど、医師に対する営業が制限がされてきました。

また、実績のない医療ベンチャー企業がアポイントを取るのもハードルが高いように思えます。
皆さんの中には、「病院勤務医への面談アポイント獲得は難しい」と感じている営業担当者も多いのではないでしょうか。

しかし、売上予算を達成するには、リード数や商談数を確保しなければなりません。
本記事では、病院勤務医にどのようにアプローチすれば、面談のアポイントを獲得できるのか、基本的な考え方を解説します。
ぜひ、最後までお読みいただき、テレアポの方法をアップデートして頂ければと思います。

病院ごとに決められた手順を踏む

コロナ流行に伴い、業者による病院への営業訪問がかなり規制されました。
しかし一方で、病院側も営業担当者との面談ルールを設け、不要な訪問はできるだけ排除すると同時に、必要な情報を受け取れるようにしています。

<さまざまなアポイントパターン> 1:電話で面談の依頼をする 2:FAXで面談申込書を送信すると、面談可否がFAXで回答される 3:業者アポイント受付システム(ウェブサービス)で面談を申し込む 4:出入り業者からの紹介(取引き実績のない企業からの営業は受け付けない)

おもに上記の4パターンがありますが、コロナ流行下でも、感染者数が急増している時期と減少している時期で面談ルールが変わる病院もあります。
どちらにしても、まだまだパターン1のテレアポでの面談受付が圧倒的に多いです。
そのため、やはりテレアポはどうしても必要になります。

医師につないでもらうには

あなたがターゲットとしている病院の勤務医につないでもらう際、最初の関門は受付です。
医局直通の電話番号を知っているのであればそこに電話すればよいのですが、新規営業では代表電話にかけることになります。

病院の代表電話番号に電話すると、まず病院の総合受付につながります。
この総合受付は一次受付窓口の立場で、患者さんや企業の営業担当者からの電話など、すべての電話を受電します。用件を聞き、担当部署を判明させ、担当部署に電話をつなぐ作業を繰り返し行っています。

代表電話から医師につないでもらえれば、面談アポイントが獲得できます。
先生にアポイントを承諾いただけるように、しっかり準備して臨む必要があります。
テレアポの手順は次の通りです。

1.テレアポの目的を明確にする

あなたがテレアポする目的は何でしょうか。
その目的が相手である医師に伝わらないとアポイントは取れません。

情報提供といっても、製品採用のメリットを伝えるのか、新製品に対する意見をもらいたいのか、セミナー情報なのか、注意喚起なのか、さまざまな目的があります。
この目的が曖昧だと絶対にアポイントを取ることができません。よく検討しましょう。

2.医師につながっても慌てないで。用件を落ち着いて伝えましょう

スムーズにいった場合、最初からターゲット医師が電話口に出てくることもあります。
その時は落ち着いて用件を端的に伝えましょう。

例えば、
「○○という新製品が発売されましたので、○○先生に情報提供したく、面談のお時間を頂きたい」
といった具合に、伝えれば電話の主旨は伝わります。

そして、さらに具体的な内容を問われた場合は、
「この製品は○○をご専門とされる○○先生がお使いになることで、○○のような症状のある患者様の早期回復に役立ちます」
といったやや具体的なメリットを訴求しましょう。

3.医師につながらなくても諦めない。

実際には、医師につながるケースは割合として少ないです。
多くの場合、医局かその先生が所属する部署に電話がつながり、医局秘書の担当者もしくは、たまたま居合わせた若手の医師が電話を取ることになります。

その場合、電話に出た人に用件を伝え、先生にアポイントを取る方法について率直に聞いてみると教えて頂けることが多いです。
指示にしたがって、アポイント取りを進めていけばOKです。

「まずは資料を送ってください、それを見て判断します。」と言われるケースもかなり多くなります。
これは、お断り文句ではありません。必要なければ資料の希望もなく、その電話の中で明確にお断りがありますので、決して諦めないようにしましょう。

大事なことは資料を送付した後に、こちらから再度電話をかけ、資料を見て頂いたかの確認ともう一度アポイントの打診を行い、面談の承諾をもらうように心がけることです。
このフォローコールができるかどうかがアポ獲得率をあげる重要なポイントです。

エグゼメディカルのテレアポ代行では、こういったきめ細やかな対応をすることで、有効なアポイントを獲得しています。

4.面談の方法は複数用意し、医師の都合に合わせられるようにする。

面談アポイントの承諾を得られたら、スケジュールの調整をしましょう。
先生が電話に出てくれた曜日や時間は、先生にとって良いタイミングということです。
そのため、電話がつながった日のちょうど1週間後の日程を提示すると、承諾いただける確率がぐっと上がります。

また、面談方法をいくつか用意するとアポ獲得率が上がります。
前述したように訪問ができない病院もありますので、その際には、WEBでリモート面談や電話のみの面談、メールを活用した面談など、様々な方法で柔軟に対応できるようにしましょう。
忙しい医師のやりやすい方法をヒアリングすれば教えてくれるでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回は病院に勤務する医師へのアポイントの取り方を解説してきました。

<病院勤務医へのテレアポ要点> ・アポイントの目的を明確にする。 ・病院ごとに決められた手順を踏む ・医師につながらなくても諦めない ・医師につながっても慌てず、落ち着いて用件を伝える ・面談の方法は複数用意し、医師の都合に合わせられるようにする

ぜひ、自社の営業組織に当てはめて実践してみてください。
そして、営業リソースが不足しているなと感じたら、ぜひ私たちにご相談ください。
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