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エクセルでつくる病院テレアポリストと活用のポイント【前編】

エクセルでつくる病院テレアポリストと活用のポイント【前編】

テレアポリスト次第であなたの営業チームはもっと強くなる

テレアポ営業リストは、私たちのようなテレアポ代行会社にとっては命と言っても過言ではありません。それは営業責任者のあなたにとっても同じことではないでしょうか。

新型コロナウィルス感染拡大の影響で、訪問営業(フィールドセールス)は自粛となったため、電話やWebによる遠隔営業やインサイドセールスなどのリモート営業を強化する動きが活発化しています。

営業責任者に求められる成果とは

「アポ率の向上」

「正確な分析」

「コールスタッフの育成」

そして、これらはできる限り迅速に正しく行われることが期待されます。そのためには、営業管理業務の効率を、最大限に引き上げることが必要です。

今回は、私たちが病院やクリニック等へのテレアポ業務で10年もの歳月をかけて磨いてきた「エクセルを活用したテレアポリストの作り方」を紹介しましょう。

これを余すことなく実践すれば、あなたは最強の営業チームを作ることができるはずです。

テレアポリストとは

テレアポ営業リストは企業によって呼び方は異なりますが、「アタックリスト」、「攻略リスト」や「テレアポリスト」などと呼ばれます。

テレアポリストに盛り込むべきターゲット先は、電話帳データのようにすべての病院やクリニックを盛り込むのではなく、対象とするセグメントやキーマンのターゲット像を想定し、絞り込んだリストです。

セグメントとターゲットを意識してリストアップする

(1)セグメント

例えば、「東京の病院」と言っても、急性期中心の病院、慢性期中心の病院、リハビリ中心の病院、精神科中心の病院、感染症受入れ可能な病院、手術件数が多い病院、少ない病院、IT化が進んでいる病院、医療従事者の職員人数が多い病院、在宅診療を行っている病院、健康診断や予防に力を入れている病院など、さまざまなセグメントに切り分けることができます。

(2)ターゲット

次にターゲット像についてです。

一つのセグメントに属する病院の中でも経営方針によって、提案すべき病院なのか、いまは提案しても響かない病院なのかを検討し、ターゲットとすべき状況を想定するというものです。この想定でターゲットをさらに絞り込むことができ、それによって無駄な営業活動をぐっと減らすことができます。

例えば、患者をもっと増やしたい病院なのか、新規で投資するお金はなくコスト削減が急務といった病院なのか。医師を増やしたいのか、減らしたいのか。これらのターゲット像は、病院ニーズを深く推察することで見えてきます。新設病棟がある場合は、投資活動が一段落していますので今は新規の患者数を増やしたいはずだ、と推察することができます。新設病棟がいつ建てられたものかは厚労省などへの届出データを入手し細かく見ていくことでわかります。

テレアポリストをどのように一元管理するのか

テレアポリストをどのように管理したら良いでしょうか。

私たちは、テレアポリストはテレアポ業務に特化することをおすすめしています。テレアポ業務の目的は商談アポイントの獲得です。商談のチャンスをいただけるかどうかに特化すべきだからです。

病院のアポイントを獲得するためには細かな工夫が必要です。その工夫を積み重ね、精度の高い商談アポイントを獲得していくプロセスはそれなりに工程が多くなりますので、その後の商談管理は別シートで行うほうが効率的です。テレアポ業務とセールス業務を分けて考えつつ、一つの流れを作ることが大切です。分断しているようでシームレスに商談を進めていくイメージを持つと良いと思います。

スプレッドシートを使った管理がおすすめ

病院テレアポリストの具体的な管理方法をご紹介します。

結論から言うと、病院テレアポリストの管理はグーグルが提供する「スプレッドシート」が良いです。

スプレッドシートは皆さんが大好きなマイクロソフト「エクセル」をほぼそのまま活かすことができるとても優秀なアプリです(G Suiteを契約する必要はありません)。エクセルで作成したリストをグーグルドライブにアップロードし、そのリストをスプレッドシートで開きます。そして、最後に“スプレッドシートとして保存”すると、チームのみんなで一つのリストをリアルタイムに閲覧・編集が可能になります。とても便利です。

ファイルの共有は特定のユーザーにのみ許可することで、セキュリティの安全性もある程度まで担保できます。会社によっては社内セキュリティ規定をクリアするのが難しいということもあるかもしれませんが、テレアポリストには公開情報を使いますので、追記する事項を注意すればリスクよりも得られるメリットのほうが大きいでしょう。(判断は企業の責任で行ってください)

営業担当者が各々にエクセルを使ってテレアポを行うと、後で集計に手間がかかるだけでなく、ターゲット先である病院やクリニックの傾向をつかんだり、NG理由を見ながらトークスクリプトを改善したり、資料送付希望の対応が営業担当者によってバラバラだったり、別の営業担当者のほうが相性が良いかもしれない病院の担当替えなど、テレアポ業務の改善や最適化サイクルに時間を要することになります。

テレアポリストをスプレッドシートでリアルタイムに共有することのメリットは非常に大きいため、私たちもずっと使い続けているのです。

まとめ

・営業責任者に求められる成果は「アポ率の向上」「正確な分析」「コールスタッフの育成」

・電話帳的なものではなく、対象とするセグメントやターゲット像を想定し、テレアポリストを作成する

・テレアポリストはスプレッドシートで管理

後編

後編は、より具体的なテレアポリストのつくり方アポ率を上げるためにすることをご紹介します。

エクセルでつくる病院テレアポリストと活用のポイント【後編】

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